La Secretaria de Sede, a través de la Sección de Gestión Documental, continúa presentando las buenas prácticas que tienen las oficinas en relación con la campaña “SÚMATE AL CERO PAPEL”. En esta oportunidad el Doctor Luis Fernando Giraldo Chavarriaga, jefe de la Oficina Jurídica, relata como realiza un manejo efectivo de las herramientas electrónicas, con el apoyo de su equipo de trabajo.

Para iniciar esta conversación, podemos saber ¿la Oficina Jurídica cuánta documentación producía habitualmente?

La Oficina Jurídica es una de las oficinas que más produce papel por una razón simple, y es que llegan temas de contratos, de solicitudes de consulta, conceptos, derechos de petición, etc., que requieren impresión, para nosotros dejar prueba de lo que estamos haciendo.

Hasta marzo de este año, la oficina contaba con un software que no cumplía con la campaña de “Súmate al Cero Papel”, es decir, era simplemente para el control de nuestras tareas, seguimiento y ubicación de las mismas y para generar los informes de gestión al final del año.

¿Desde esta Oficina, qué herramientas o estrategias han implementado para sumarse a la campaña Cero papel?

Bajo la experiencia del software ya mencionado, y teniendo en cuenta que la Universidad hizo unas inversiones importantes en materia tecnológica y de respaldo virtual, se nos hizo posible gestionar la plataforma tecnológica donde guardamos toda la información en la Nube (Repositorio Digital de la Sede).

A través de un software (ProcessMaker), que actualmente funciona en la Sede y por medio del cual se nos dio la oportunidad de ser la primera Oficina usada como “laboratorio” para su implementación. De esta manera y con la ayuda de la Sección de Calidad y de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -OTIC-, empezamos a trabajar en el proyecto.

¿Cómo fue el proceso de implementación de esta herramienta electrónica?

Esta herramienta electrónica empezó a funcionar a partir de marzo del presente año. Permite que toda solicitud que llega a la Oficina Jurídica, sea interna o externa, la subamos a la plataforma y lo que nos permite, es que el documento ya indexado pueda ser gestionado y trabajado, se pueda sacar otro documento de respuesta y hacer todo el trámite a través de esa plataforma. Quiere decir que nosotros, sin necesidad de estar en la oficina, podríamos recibir la información y contestarla vía digital sin ningún tipo de problema.

Entonces, ¿Desde la Oficina Jurídica consideran que estas herramientas tecnológicas hacen más fluido el trabajo?

Totalmente, la herramienta que consiguió la Sede, permite desde una App en el celular, en la Tablet o en cualquier dispositivo, que yo pueda asignar las tareas a los abogados desde cualquier parte. Pero una de las novedades, además del Cero Papel es que, cuando yo le asigno una tarea a un abogado, le llega un correo a la persona que hizo la solicitud informándole qué abogado quedó asignado. Este abogado, a su vez, recibe un correo electrónico que le informa la tarea que le fue asignada y el tiempo que tiene para responderla.

Por otra parte, se agilizan los trámites, se gestionan mejor las tareas, se responde en el tiempo que debe ser. Tiene un indicador de respuestas que dice cuándo debe responder y cuánto se demora, o sea que la Oficina Jurídica de la Sede Medellín está manejando las cosas con efectividad y eficacia.

¿Con la nueva herramienta electrónica ha disminuido el consumo de papel?

Antes de implementar el software, las solicitudes que llegaban a la oficina por correo electrónico, se imprimían junto con la respuesta para dejar la trazabilidad y el historial del trámite en archivo. Ahora, todo lo hacemos en el sistema con la garantía de que tenemos el respaldo desde la OTIC, que todos esos documentos quedan guardados de manera digital. El software también permite grabar toda la trazabilidad de lo que se hizo durante el proceso de gestión frente a ese asunto.

¿El software de la Oficina Jurídica puede ser un ejemplo para otras oficinas?

Sí, les cuento que ya vinieron de la Sede Bogotá, específicamente de la Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -DNTIC-, a revisar las herramientas electrónicas para poder replicar el modelo con algunos cambios o mejorías que ellos consideren, porque el sistema permite que, de acuerdo a cada oficina, se puedan hacer variaciones que permitan el funcionamiento de acuerdo a la naturaleza de cada una.

¿Se piensa implementar otro desarrollo en el software que también sirva de modelo?

Nosotros en este momento estamos a la espera de que nos entreguen otro desarrollo para el manejo de todos los convenios de la Sede, para que todas las personas puedan entrar libremente a la página, consultar la fecha de inicio y finalización de un convenio. Brindarles la posibilidad de que tengan el respaldo digital para que puedan acceder a los servicios que, mediante convenio por terceros, tenemos con universidades, entidades bancarias y además; para control y seguimiento que es precisamente para lo que se gestionó, porque son convenios a tres, cinco, diez años, etc. Entonces, antes de que caduque el contrato, el software nos va a decir con meses de anticipación que debemos renovar o terminar con el acuerdo de voluntades.

Queremos también contarle a toda la comunidad universitaria que esta herramienta es parte del gestor documental electrónico, que va hacia la integración e interacción con todos los sistemas de información de la Universidad, para la automatización de la información.

La Sección de Gestión Documental, agradece y felicita al jefe de la Oficina Jurídica Doctor Luis Fernando Giraldo Chavarriaga y al equipo administrativo, por su compromiso con la campaña “Súmate al Cero Papel” y la implementación de herramientas electrónicas que apoyan la sostenibilidad y el medio ambiente.

Sección de Gestión Documental
Secretaría de Sede
Sede Medellín

18 de septiembre de 2017