El pasado 3 de abril, la Sección de Gestión Documental realizó la Jornada en UNISALUD con en el apoyo de las Secciones de Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Inventarios, las oficinas de Gestión Ambiental, Unimedios y la Coordinación de Aseo. En la actividad se realizó el proceso de selección, organización y clasificación de los espacios para almacenar los artículos y documentos importantes.

La Sección de Calidad explicó el método de las 5s que se basa en los principios del Kaizen, en japonés “mejorando” y que son:
1. Seiri: clasificación que consiste en separar y descartar elementos innecesarios.
2. Seiton: organización referida a situar elementos necesarios.
3. Seiso: limpieza para suprimir la suciedad.
4. Seiketsu: higiene y visualización, relacionado con señalar anomalías y estandarización.
5. Shitsuke: disciplina y compromiso, referida a seguir mejorando.

Siguiendo estos pasos, las actividades en el lugar de trabajo serán más agradables para quienes ahí laboran y para los visitantes y posibles clientes que puedan pasar por las oficinas.

La Sección de Gestión Documental identificó la inadecuada manipulación de los documentos en los archivos de gestión y algunos fondos acumulados que requieren ser revisados para tomar decisiones respecto a los mismos.

Varias oficinas tienen unidades de conservación documental como ascetas (AZ), que se utilizan para el almacenamiento de los documentos, a los que les deben hacer perforaciones, facilitando así el deterioro de los mismos, también se identificó el uso de cauchos para el agrupamiento de documentos, elementos que igualmente pueden dañar la documentación. Finalmente, se notó que la mayoría de las personas guardan muchos documentos de apoyo y facilitativos. De acuerdo con lo anterior se pactó realizar un cronograma de visitas para hacer la revisión de los siguientes fondos acumulados:

• Acta de eliminación de 34 bolsas plásticas que contienen RIPS y CDS.
• Realizar diagnóstico a 16 metros lineales correspondiente a la serie documental Afiliaciones UNISALUD desde 1972.
• Diagnóstico a 2 metros lineales de la serie documental Pensión de Sustitución.
• Diagnóstico a fondo acumulado de la oficina de calidad. También se encuentran dos carpetas y un acordeón que contiene: evaluaciones a programas, listado de asistencia a los programas y encuestas de satisfacción entre 2008 y 2012.
• Diagnóstico a la secretaría de la jefatura médica de UNISALUD.

La Oficina de Gestión Ambiental conversó sobre la cultura de las 5R (reflexionar, reducir, reutilizar, reciclar y responsabilizarse) y sobre cómo separar correctamente los residuos sólidos utilizando elementos gráficos. También se hizo énfasis en la disposición final de tóner, pilas y elementos electrónicos.

La Sección de Seguridad y Salud en el Trabajo realizó algunas reflexiones en torno al buen uso del cuerpo en el puesto de trabajo, acción que depende fundamentalmente de cada funcionario, pues cada persona debe conocer cómo funciona y qué características tiene su silla para saber cómo acomodarla a una postura cómoda. Respecto a la altura de la superficie de trabajo, debe estar lo suficientemente alta para dejar los antebrazos en posición horizontal. La altura de pantalla debe ser a la altura de los ojos para evitar torceduras en el cuello y malas posturas; por último, la saturación de los íconos en el escritorio de la pantalla, además de atiborrar la mirada, hace que el rendimiento del computador se reduzca.

Resultados
En total fueron recuperados 79 kilos de material reciclable, basura y 5 muebles obsoletos.

Conclusiones de la Jornada

Los funcionarios de Unisalud participaron activamente en la jornada aplicando el principio de las 5’S explicado por la Sección de Calidad con el fin de mejorar los espacios de trabajo y manejar adecuadamente los documentos.

La Sección de Gestión Documental agradece la excelente labor de todas las personas que acompañaron la Jornada con buena disposición y actitud positiva frente a las recomendaciones y observaciones.

Es muy gratificante ver los excelentes resultados de un equipo interdisciplinario.

Sección de Gestión Documental
Secretaría de Sede
Sede Medellín

16 de abril de 2018