Escudo de la República de Colombia
A- A A+

Durante el 2018 se actualizó el aplicativo SoftExpert 2.0 y se revisaron documentos de varias dependencias con el propósito de identificar su vigencia e importancia. A continuación se presenta el proceso y reporte de los procesos.

¿Qué son las revisiones documentales?

Es el análisis de los documentos existentes en el Sistema de Gestión de Calidad, en el caso de la Universidad Nacional de Colombia la documentación se encuentra en el sistema soporte documental: “Aplicativo SoftExpert 2.0”, con el propósito de asegurar la pertinencia, el uso y la vigencia de los documentos asociados a los procesos.

La Universidad tiene establecido para la revisión documental una vigencia máxima de 3 años desde que es aprobado en el aplicativo; cuando se cumple este tiempo se debe hacer la respectiva revisión, verificando si se debe actualizar, modificar o eliminar el documento revisado. Es importante tener presente que si se requiere hacer un cambio antes de cumplirse la vigencia, se puede realizar sin ningún inconveniente.

¿Qué se pretende?

El objetivo es hacer la revisión documental de manera consciente y a tiempo, logrando así optimizar toda la información que se tiene en el aplicativo, lo que permite ahorrar tiempo y espacio.

¿Qué se ha hecho en la Universidad Nacional de Colombia Sede Medellín?

A finales del año 2018, se realizó un diagnóstico a la documentación de la Sede con vigencia hasta el año 2016, se tomó como línea base un total de 135 documentos (procedimientos, guías, instructivos y formatos) para identificar la gestión que se requería realizar: actualización, modificación, eliminación o creación. A continuación se detalla la información inicial para la Revisión Documental en la Sede Medellín:

Se puede concluir que el ejercicio de revisión documental sirvió para hacer una depuración de documentos obsoletos, a su vez, se logró la simplificación de la información de un proceso, como también la actualización del sistema soporte documental de la Universidad SoftExpert 2.0 y finalmente la identificación de los puntos críticos del proceso en cuanto a la documentación.


Sección de Calidad
Oficina de Planeación y Estadística
Sede Medellín

 

26 de marzo de 2019