La Dirección de Gestión Administrativa y de Servicios de la UNAL realiza unos 1500 contratos al año. Foto: Unimedios.

El proyecto piloto se desarrollará durante este año y tiene como meta el proceso contractual de alrededor de 500 contratos.

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Tras socializar los resultados de la gestión realizada por la recién creada Dirección de Servicios Compartidos, su modelo de gerencia fue admirado por otras sedes de la Universidad y en particular por la Sede La Paz, que se interesó en formar una alianza para lograr una estructura organizacional más eficiente, acorde con la experiencia adquirida en la Sede Medellín.

Tras socializar resultados de la gestión realizada por la Dirección de Servicios Compartidos de la UNAL Medellín, la dependencia se alió con la actual Dirección Financiera y Administrativa de la Sede La Paz para implementar estrategias gerenciales de servicios compartidos, un modelo que propende por estructuras organizacionales más eficientes.

“Queremos compartir con otras instancias cómo estamos haciendo las cosas en la Universidad, pues hay que recordar que somos una sola organización y que el macroproceso financiero y administrativo está estandarizado”, según Johan Zuluaga Franco, director de Servicios Compartidos de la UNAL Medellín.

Lo que se pretende es aportar a la modernización de procesos con respecto a la gestión del talento humano y a la transformación digital en tanto que la Dirección de Servicios Compartidos de la UNAL Medellín posee herramientas tecnológicas que permiten automatizar las solicitudes de contratación.

Se trata de que la Sede La Paz aproveche las capacidades que ha aprendido la UNAL Medellín para ofrecer un mejor servicio y optimizar las tareas de quienes apenas están conociendo las funciones financieras y administrativas, “lo cual no es fácil, es altamente costoso y requiere de años”, añade.

Para la Sede La Paz esta es una oportunidad de ahorrar tiempo y fortalecer sus labores a partir del aprendizaje de la UNAL Medellín, “actualmente la Oficina de Contratación del nivel central, absorbió el 89% de las actividades y el 11% lo hacen las dependencias solicitantes, cuando antes era al contrario”, cuenta Eduin Velásquez Londoño, jefe de la Unidad de Gestión Administrativa y de Servicios de la Sede Medellín.

El trabajo de la Dirección de Servicios Compartidos será, de acuerdo con Zuluaga Franco, realizar las tareas operativas para las contrataciones, pagos e ingresos que requiera la Sede La Paz. Entre ellas están la invitación a los posibles oferentes, recepción de las ofertas, el análisis y registros en los sistemas corporativos, entre otros.

En general, explica Velásquez Londoño, “la parte precontractual y contractual hasta la legalización de los contratos, revisión de pólizas si se requieren en el proceso contractual, la notificación de asignación y legalización a los proveedores y supervisores”. Otra manera de apoyar a la Sede La Paz será con las liquidaciones de las órdenes de pago y registros de ingresos.

Por otro lado, en el actual Plan Global de Desarrollo está contemplada la meta de optimizar el modelo intersedes en torno a las actividades misionales y de apoyo, y este, enfatiza Zuluaga Franco, es un ejemplo de eso. Además, destaca la confianza que ha logrado generar la UNAL Medellín a partir del trabajo desarrollado por la Dirección de Servicios Compartidos, que realizó de manera previo una etapa de exploración.

Fortalecimiento efectivo

La Dirección de Servicios Compartidos se planteó como estrategia de solución a problemas administrativos de áreas de impacto en las actividades misionales, y con ese objetivo se ajustó la estructura de la Sede en 2021. Gracias a la creación de la dependencia se agruparon tareas estaban dispersas, tanto en las facultades como en el nivel central, logrando integrar en el 80% de la gestión financiera.

(FIN/KGG)

28 de marzo de 2022