Proceso que se debe seguir para el reporte documental de las dependencias. Foto: cortesía Unidad de Proyectos Estratégicos

No efectuar una adecuada gestión documental, implica para las instituciones pérdidas tanto económicas como de organización y tiempo; en cambio, mantener los documentos actualizados y efectuar su correcta gestión, hace que se agilicen y clarifiquen los trámites, se simplifiquen los procesos, se facilite la comunicación y se mantenga controlada la información.

Para la Universidad Nacional de Colombia es fundamental mantener actualizada la documentación del SIGA, para ello, cuenta con el aplicativo SoftExpert que soporta la elaboración, modificación o eliminación de sus documentos. Es una potente suite parametrizada que facilita su presentación y utilización.

Por lo tanto y aunque estas actualizaciones pudiesen parecer “más trabajo” para los funcionarios, la invitación es para que lo asuman como una medida preventiva para el mejoramiento de los procesos, garantizando la vigencia de la información generada como parte del capital intelectual de la Universidad y permitiendo la preservación adecuada de la misma, siendo parte de ese conocimiento difícilmente logrado que en algún momento sin la debida gestión se podría perder.

En este sentido, se hace un llamado a la comunidad administrativa para que atienda los correos que solicitan realizar actualizaciones documentales para que lo ejecuten en el menor tiempo posible y así se pueda mantener la gestión documental de la Universidad al día.

“Gestión documental - Sistema Integrado de Gestión Académica Administrativa y Ambiental - SIGA un modelo de encuentro de la gestión al servicio de la educación pública en Colombia”.

Unidad de Proyectos Estratégicos
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Sede Medellín

18 de abril de 2022