En la sede Medellín, la campaña Cero Papel, liderada por la Sección de Gestión Documental, se relaciona directamente con optimizar el uso de papel, tintas, energía y manejar efectivamente las herramientas electrónicas. Esto lo entiende muy bien el Dr. Pedro Ignacio Torres Arismendi, docente universitario y director del Área Curricular de Arquitectura y Urbanismo de la Facultad de Arquitectura, quien también es ejemplo de buenas prácticas y da testimonio de los beneficios que ello genera.

En entrevista con la Sección de Gestión Documental, el profesor Torres Arismendi compartió su experiencia adoptando la cultura del Cero Papel y destacando de manera positiva el trabajo en equipo:

- ¿Desde cuándo viene implementando su oficina la cultura del cero papel y que lo motivó a hacerlo?

Es un proceso de Facultad. Desde la ley 527 de 1999 del Archivo General de la Nación, se viene hablando de la validez del correo electrónico institucional como elemento legal para establecer cualquier relación y como soporte para los procesos, en esa concientización se ha venido trabajando; primero, manejamos lógicamente el papel porque hay documentos que así lo amerita, segundo es seguro en el sentido en que queda el registro guardado y tercero, ante la complejidad de tanto trámite, nos es más fácil tener un control constante sobre los procesos, la reducción es alta y en eso ha sido muy representativo el aporte de las asistencias académicas en cabeza de Lina Velasco y Laura Roballo, es un manejo de cultura común.

Buenas prácticas
- Aquí nos gastamos un poquito más de tiempo revisando muy bien antes de llevarlo a papel, que los documentos estén claros, que tengamos todos los aspectos revisados y cubiertos para poder entrar en materia de impresiones cuando es necesario.
- Es importante resaltar que el papel usado no se desecha, sino que se le da un segundo uso y luego se va a reciclaje, sembramos árboles virtualmente.

- ¿Qué herramientas electrónicas utiliza más en su oficina?

Está el correo y algo que no es oficial, que son los medios de redes sociales como el WhatsApp, además de un servicio de Google para efectos de inscripción o preinscripción por medio de los formularios digitales. También tenemos proyectos de acreditación internacional que se están manejando con las sedes Bogotá y Manizales, donde tenemos un grupo en WhatsApp para la comunicación constante, no hacemos correo para imprimir, esto no suplanta al papel pero ahorra mucho tiempo porque va online.

- ¿Cuáles son los beneficios del Cero papel en su oficina?

El tiempo, la estructuración de una red de trabajo continua, el trabajo eficiente. Si hay papel tener una carpeta específica y sino, tener la información en la red nos permite a todos estar actualizados, tener muchos papeles puede ser peligroso, porque la interpretación del documento no siempre es la adecuada.

- ¿Necesitó algún tipo de capacitación para realizar este cambio en su manera de trabajar?

Lina Velasco de la Asistencia de la Facultad comenta: tuvimos capacitación de nivel de Sede con la presentación del programa y se enviaron varios correos; a raíz de estas intervenciones empezamos a concientizarnos y coger la cultura.

El Profesor Torres agrega: sabemos que pertenecemos a una comunidad y debemos trabajar en lo que la comunidad propone.

- ¿En qué casos utiliza la impresora de su oficina?

Las pre actas y las actas se comparten y devuelven digitalmente para no llenar de papel a todo el mundo, incluso los comité se realizan con este medio de apoyo, solo llegan en papel las solicitudes de los estudiantes, básicamente todos los procesos internos de desarrollo son digitales y en papel solo queda lo que exige la norma.

- Desde su experiencia ¿Qué le puede decir a las demás dependencias que aún no logran hacer este cambio?

Que miren los beneficios y que todos debemos participar a través de la consciencia, porque tenemos muchos apoyos. La Sede tiene varios programas, a nosotros nos brindaron la asesoría y nos ayudaron a organizar toda la cultura del papel.

Es mejorar el nivel de vida de las generaciones venideras, además se tienen beneficios en tiempo, eficacia y en mejora de los procesos. Constantemente estamos en esta labor, por medio del día a día se adquiere consciencia, es saber sobre lo delicado que es el papel en toda la extensión de su palabra y el complemento de la cultura digital, es una constancia que se convierte en cultura. ¡Qué bueno que los demás se dejen contagiar! Facilita la convivencia y los procesos, es dejarse guiar de quienes conocen.

La Sección de Gestión Documental agradece y felicita al profesor Pedro Ignacio Torres Arismendi y al Área Curricular de Arquitectura y Urbanismo de la Facultad de Arquitectura, claro ejemplo de los beneficios que trae sumarse a la cultura del Cero Papel.

13 de marzo de 2017