La Campaña Súmate al Cero Papel se relaciona con la reducción progresiva del uso de papel y la sustitución de documentos en formato físico a electrónico mediante el uso de herramientas tecnológicas. Esto lo entiende muy bien el director de Ordenamiento y Desarrollo Físico, Mauricio Castrillón, quien es ejemplo de buenas prácticas en la Sede.

A Partir de una entrevista en su lugar de trabajo, desde la Sección de Gestión Documental pudimos constatar su experiencia con la implementación de la Campaña.

Gestión Documental (GD): ¿Conoce la Campaña Súmate al Cero Papel?
Mauricio Castrillón (MC): la Campaña de Cero Papel si la conocemos, estamos alineados con ella, esta es una dirección que por manejar proyectos tiende a consumir mucho papel no sólo en formatos tamaño carta y oficio, sino en planos. Nosotros hemos venido implementando estrategias para minimizar ese consumo de papel.

GD: ¿Qué estrategias han implementado como aporte a la Campaña?
MC: lo primero es que los proyectos ya los modelamos y desarrollamos en Bim que es una construcción virtual. Lo que generamos son los modelos en un software que se llama Revit y eso evita estar imprimiendo una cantidad de planos. Para la Dirección y la Sede estamos implementando el Facility Manager con una herramienta que se llama Mántum, que es el gestor que tiene que ver con todos los activos de la Sede.

GD: ¿Desde cuándo están implementando estos programas?
MC: el proyecto lleva dos años y medio, la implementación de estos programas se está haciendo desde el año pasado.

GD: ¿Qué beneficios ve usted al implementar este tipo de prácticas?
MC: primero, reducimos el consumo de papel. Segundo, tenemos digitalizados los documentos. Nosotros tratamos de que la mayoría de oficios o documentos que salen o llegan a la Dirección sean digitales, eso nos ayuda a gestionarlos de una manera más eficiente. El documento físico a veces se extravía o se deteriora entonces con esta buena práctica reducimos el consumo y conservamos la información.

GD: ¿Qué beneficios le ve usted a la Campaña Súmate al Cero Papel?, ¿Qué consejo les da a las personas que aún no han percibido los beneficios del cambio?
MC: yo creo que eso es un tema de actitud. Muchas personas por ejemplo dicen que no son capaces o no les gusta leer en la pantalla; nosotros por ejemplo, hemos hecho una reconversión en el hardware de la Dirección, tenemos pantallas más grandes, la mayoría leemos y hacemos todo desde el computador. Es un cambio de actitud. Venimos de una cultura del papel y creo que es tener la mente abierta para empezar a cambiarla.

La Sección de Gestión Documental agradece al director de Ordenamiento y Desarrollo Físico de la Sede Medellín, Mauricio Castrillón y a su equipo de trabajo por su compromiso con la campaña “Súmate al Cero Papel” y la implementación de herramientas electrónicas en la gestión documental.

Sección de Gestión Documental
Secretaría de Sede
Sede Medellín

12 de marzo de 2018