La Sección de Gestión Documental ha venido impulsando la Campaña Súmate al Cero Papel, que trata de llegar al personal administrativo y docente de la Sede con un mensaje sobre la optimización de los recursos y el mejoramiento de los procesos diarios. En esta oportunidad se presenta la experiencia de Adriana Layos, secretaria de la Sección de Gestión Documental.

Entrevistador: Adriana, ¿Cómo apoya desde su lugar de trabajo la Campaña Súmate al Cero Papel?

Adriana Layos: apoyo la Campaña Súmate al Cero Papel imprimiendo en papel reutilizable, en varias caras, haciendo uso de las herramientas tecnológicas como el correo electrónico y la carpeta compartida, que es una de las herramientas que se ha implementado.

También, como el proceso de los estudiantes admitidos para el semestre 2018 –3 ya inició, al momento de la recepción de los documentos, se le daba una constancia del recibido; pero este semestre en vez de darle una constancia impresa, se le pide que a cada uno que tome una foto del recibido con su celular. Si hay alguno que no pueda tomar la foto, le enviamos la constancia por correo electrónico, de esta manera se reduce y minimiza el consumo del papel.

E: ¿Ha recibido apoyo en la implementación de la Campaña? Es decir, ¿Más personas en la oficina han formado parte de esta práctica?

AL: claro que sí, desde esta oficina nació la Campaña de Súmate al Cero Papel, por lo tanto, todo el equipo de trabajo tiene conocimiento de lo que significa la campaña. Además, se han desarrollado Jornadas de Autocuidado en cada una de las dependencias. Esta campaña ha sido apoyada en gran parte desde la Vicerrectoría y acogida por las oficinas y secciones donde hemos estado presente.

E: desde su experiencia ¿Qué consejo les da a las secretarias de la Sede para que hagan parte de la Campaña desde sus lugares de trabajo?.

AL: que tengamos conciencia del consumo responsable desde nosotros mismos como individuos y lo extendamos a cada una de las oficinas para minimizar el impacto ambiental e incentivar la implementación de las herramientas tecnológicas que tenemos a la mano; de igual manera, mantener el orden en cada sitio de trabajo, las oficinas y los archivos para así ser más eficaces en las labores diarias. Esto es uno de los lineamientos de las políticas de Gobierno en Línea que también podemos aplicar en cada uno de nuestros puestos de trabajo.

E: ¿Ha mejorado su actividad laboral desde que ha disminuido el consumo y la utilización del papel?

AL: sí, claro, se evidencia el orden, el espacio, la organización de los archivos de gestión y se minimizan los tiempos de respuesta ante las solicitudes que se reciben en cada oficina, también se evita el traspapeleo de documentos, lo que genera contratiempos al momento de dar respuesta a las solicitudes.

E: ¿Ha logrado ver un cambio significativo entre el antes y el después de la Campaña?

AL: el cambio se ha evidenciado en su totalidad, anteriormente había mucho cúmulo de documentos, desorden y desorganización, lo que provoca, como le había comentado, el traspapeleo. Hoy en día se visualiza la organización de los archivos, el espacio y los puestos de trabajo más despejados y un ambiente de trabajo más cómodo y agradable.

La Sección de Gestión Documental le agradece a Adriana Layos y la felicita porque, desde su punto de trabajo, crea estrategias para contribuir a la Campaña y da ejemplo de cómo, por medio de la constancia y la disciplina, perdura la cultura del Cero Papel.

Sección de Gestión Documental
Secretaría de Sede
Sede Medellín

21 de mayo de 2018