Escudo de la República de Colombia
A- A A+


En la Sede se viene implementando un cambio de metodología en el almacenamiento y distribución de insumos de oficina, aseo y cafetería en el nivel central. Un proceso a cargo de la División de Contratación y Gestión de Bienes, que busca sintonizar la gestión administrativa con las realidades actuales.

Es que conforme cambian los tiempos se deben ajustar los procedimientos. Por ejemplo, hasta el año 2012 se hacían tres compras al año, así que los usuarios debían aprovisionarse para varios meses, lo que podía generar alto volumen de inventario en las áreas; a partir del año 2013 se implementó la modalidad de contratos de suministros y negociación global de precios; así se atendían las necesidades mensualmente y el proveedor entregaba directamente en la dependencia solicitante, permitiendo disminuir el inventario o stock en las áreas. Pero siempre hay oportunidad de mejora: la estrategia para el suministro de estos insumos ahora se hace a través de la centralización del stock en la Sección de Almacén de la Sede y la entrega periódica quincenal a las dependencias del Nivel Central que los requieran.

La nueva metodología, socializada con las dependencias por la Dirección Financiera y Administrativa desde febrero, traerá beneficios económicos a la Institución. La idea es que se pase de tener múltiples bodegas (una por dependencia) a tener una centralizada en el almacén general de la Sede, lo que permite evitar el deterioro o la obsolescencia de los elementos, al tiempo que se mejora el aprovechamiento de espacios utilizados para el almacenaje. Además, la estrategia facilita la planeación de las adquisiciones y disminuye el valor de las compras, dado que se solicita lo necesario para tener existencias en un sólo almacén, mientras que las dependencias podrán disponer de insumos recientes, frescos (elementos de cafetería) debido a una mayor rotación.

Esta estrategia ya fue implementada en la Facultad de Ciencias Agrarias. Allí consistió en llevar registro y control del gasto de los elementos y hacer entrega cada 15 días, lo que no afectó la operación y por el contrario, logró reducir hasta 50% el gasto en papelería en el año 2018, según explicó Beatriz Eugenia Mejía Vélez, quien en su momento era la Jefe de la Unidad Administrativa de la Facultad y actualmente es la Jefe de la Sección de Almacén.

La apuesta con esta estrategia es que sea adoptada por las demás facultades de manera que el mejoramiento sea integral en la sede y todas las áreas sean beneficiarias de esta buena práctica, para lo que se viene trabajando en conjunto con los jefes de las unidades administrativas de las facultades, con quienes se están articulando los procesos contractuales.

Uno de los objetivos más importantes de esta nueva estrategia es “Culturizar a la comunidad en la optimización de los recursos”, según Adriana Estela Serna Garcés, jefe de Contratación y Gestión de Bienes, quien agrega que la campaña está dando resultados teniendo en cuenta que ya se iniciaron las visitas a las áreas, y allí se encontraron elementos en stock que pueden ser redistribuidos en otras dependencias que lo requerían en con más urgencia. “Con esta estrategia empezaremos a ser conscientes de la necesidad de verificar los elementos que realmente se requieren y a optimizar las existencias” puntualizó.

La administración de la Universidad en el propósito de mejorar los procesos de adquisición de bienes de consumo para el funcionamiento, que propendan por generar medidas que ayuden a la austeridad del gasto sin afectar la prestación del servicio, espera la vinculación y el compromiso de todos los miembros de la comunidad universitaria a esta nueva estrategia.

 

26 de marzo de 2019