Actividades de socialización oficina PMO. Imágenes cortesía.

A través de la Oficina de Gestión de Proyectos, (Project Management Office), PMO, los profesores de la UNAL Medellín cuentan con acompañamiento permanente para la formulación de propuestas y proyectos para la participación en diversas convocatorias como las del Sistema General de Regalías, el Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación, Minciencias, entre otras.

La iniciativa, se implementó en octubre de 2022 con el objetivo de analizar la pertinencia de los proyectos presentados por la Institución a diversas convocatorias, establecer y brindar directrices metodológicas y orientaciones a los investigadores, promover la integración de conocimiento de las cinco facultades de la Sede, y minimizar los riesgos durante la ejecución de estos proyectos, que por lo general son de cuantías que superan los miles de millones de pesos.

“En la formulación de los proyectos de investigación está cambiando la estrategia, la metodología, los montos, y los tiempos; esto nos ha obligado como Sede a pensar muy bien a qué convocatorias realmente nos debemos presentar. Anteriormente se verificaba que los proyectos cumplieran los requisitos o términos de referencia de la convocatoria, pero no se hacía un análisis juicioso del fondo de los proyectos, si estos suman crecimiento a la Universidad, o si son problemas donde la participación de la Institución es pertinente; esa reflexión nos llevó a pensar más en detalle cómo tenemos un mayor control y seguimiento de los proyectos en los que nos estamos presentando”, explica el director de Investigación y Extensión de la Sede, Juan Fernando Ramírez Patiño.

La PMO de Sede fue establecida para fortalecer, desarrollar e implementar la gestión de proyectos, a través de la estandarización de metodologías para la formulación, administración y seguimiento de los mismos; con el fin de optimizar recursos académicos, administrativos y financieros. El equipo está conformado por tres profesionales especializados en administración de proyectos y una estudiante, que asesoran y acompañan a la Sede, sus facultades y los grupos de Investigación, en el desarrollo de proyectos Estratégicos y de Ciencia, Tecnología e Innovación, CTeI, con fuentes externas de Financiación.

“Este equipo de la PMO es el encargado de relacionarse con los profesores interesados en investigar, entendiendo esas líneas de investigación, acompañándolos a materializar sus ideas en un proyecto en diferentes fases, para que esa propuesta sea fuerte y validada por la Institución, pues requiere conceptos favorables de distintas dependencias de la Sede que participan normalmente de esas decisiones. Esto permite un control mayor sobre las propuestas presentadas para no tener dificultades a la hora de ejecutar los proyectos que ganemos”, enfatiza el Director de Investigación y Extensión.

Hoja de ruta de la PMO de Sede

Para dar vida a la PMO de Sede, fue necesario modificar el acuerdo que reglamenta el Comité de Investigación de la UNAL Medellín, para la creación de una Comisión Delegataria, encargada de analizar todo lo relacionado con los proyectos de regalías, manifiesta el Director de Investigación.

“Definimos la metodología, lineamientos y procedimientos a seguir cuando los profesores tienen una iniciativa y van a formular los proyectos. Les ayudamos metodológicamente en la etapa de formulación y estructuración para el desarrollo de los proyectos. La metodología utilizada actualmente de acuerdo a los requerimientos de Minciencias para los proyectos de investigación es la MGA, Metodología de Marco Lógico, que cuenta con una serie de requisitos que van más allá de lo administrativo, financiero y técnico. Es muy importante evaluar el impacto del proyecto en términos de país, y su alineación a la política pública; por otro lado, esta metodología requiere una profundización en la problemática a solucionar en las zonas de impacto, estableciendo unos objetivos claros que se ajustan a los resultados o entregables”, destaca la estructuradora de proyectos diseño e implementación de la PMO, Catalina Rendón Bautista.

“La Comisión Delegataria la conforman los miembros del Comité de investigación de la Sede, y algunos invitados como el director de laboratorios, la jefe de la oficina jurídica, el jefe de planeación, entre otros, allí se valida o asegura la pertinencia de los proyectos a presentar en las convocatorias. La idea es que el equipo PMO lleve estos proyectos para evaluación a esta instancia con todo definido estructurado en un documento técnico que detalla las implicaciones del proyecto y cuál es el concepto de la Oficina”, agrega Catalina Rendón. Una vez obtenido el concepto favorable por la Comisión, y la aceptación en la convocatoria, la PMO inicia el apoyo en la etapa de estructuración, y la ejecución.

Aunque la PMO asegura que las iniciativas vayan encaminadas al cumplimiento de los requisitos de acuerdo a la convocatoria, el investigador o profesor es el responsable directo del proyecto, así mismo, de la parte técnica y de los conocimientos que se requieren para el desarrollo del mismo.

“La tarea fue definir la ruta en la que estos proyectos se van a formular y a presentar en las diferentes convocatorias, para ello, desarrollamos diagrama de procesos donde se establecen las etapas de los proyectos antes de presentarse a una convocatoria. En este proceso entra el concepto de Banco de Proyectos, es el eje que moviliza todo, estamos pensando en construir propuestas de proyectos para el Banco y no para las convocatorias, esto nos lleva a anticiparnos a las convocatorias para tener propuestas bien estructuradas antes de que las convocatorias salgan”, destaca el profesor Juan Fernando Ramírez, director de Investigación y Extensión.

Minimizar riesgos con el manejo de los recursos

Una de las principales motivaciones para el establecimiento de esta estrategia, es la formalización por parte de Minciencias del Plan Bienal de Convocatorias de la ACTeI del SGR (Plan de Convocatorias Públicas, abiertas y competitivas de la asignación para la ciencia, la tecnología e innovación del Sistema General de Regalías 2023 -2024.

De acuerdo con la gestora de proyectos, Catalina Rendón, el reciente Plan Bienal  del Ministerio de Ciencia, establece 2.9 billones de pesos a nivel nacional para proyectos de CTeI, lo implica para la Universidad un reto por la importante cantidad de recursos a los que se pueden acceder a través de estas convocatorias.

“Venimos a organizar metodológicamente y acompañar a los profesores en el desarrollo de los proyectos que tienen un riesgo muy importante para la Universidad, si bien hemos tenido iniciativas de $.5000, $11.000 y $ 20.000 millones de pesos, es un reto empezar a pensar en proyectos con valores promedio de $30.000 millones de pesos. Hablar de iniciativas de esta magnitud tiene unas implicaciones diferentes para la UNAL en muchos aspectos, entre ellos el liderazgo, la articulación y la integración de capacidades son claves su lograr el éxito”.

La funcionaria enfatiza que, “la idea es que el profesor se dedique a la parte técnica, apoyado por los gestores de cada facultad o su equipo de investigación, que la PMO los acompañe metodológicamente y sea una guía para la consecución de los requerimientos internos y externos que exigen este tipo de proyectos”.

Por su parte, el profesor Juan Fernando Ramírez, comenta que este acompañamiento está orientado para “todos los investigadores que tengan iniciativas sin importar el valor de las mismas, sin embargo, actualmente las convocatorias están definiendo montos para proyectos de hasta $100.000 millones de pesos y eso nos pone en un estado de alerta máximo. Tener un proyecto de estas dimensiones es complicado, no puede haber una persona sola trabajando, donde la institución completa tiene que estar muy atenta de lo que se está presentando y formulando”.

Además de acompañar a los investigadores, antes y durante la ejecución de las iniciativas, es necesario buscar una alineación o integración de la Sede, “una persona no puede ejecutar sola un proyecto de tal envergadura, o tener la participación de un solo sector. Este es otro de los retos que tenemos, buscar una integración de conocimiento entre las cinco facultades, a través de talleres y otras actividades, que permitan las sinergias de las diferentes iniciativas y proyectos que tienen las unidades académicas”, señala Catalina Rendón.

Sin embargo, la integración no solo es institucional, los proyectos que sean propuestos para participar de las convocatorias, deben apuntar a la solución o contribución con los retos país propuestos por el Gobierno Nacional en el Plan Bienal.  Son seis retos país que sirven de sombrilla para identificar las demandas territoriales y necesidades de cada departamento. Estos proyectos, además, deben tener en cuenta la cuádruple hélice para su desarrollo: universidad, empresa, estado y sociedad.

De acuerdo con la Dirección de Investigación y Extensión de la UNAL Medellín, actualmente hay cinco proyectos de Regalías en ejecución, orientados por la PMO. Además, el Banco de Proyectos acompaña actualmente el planteamiento de otras 30 iniciativas. “La formulación de estas propuestas se da en periodos largos de tiempo, con la intención de que sean fuertes para competir en estas convocatorias. La idea es tener 12 propuestas país para ser acompañadas en su formulación”, agrega Juan Fernando Ramírez.

Los profesores e investigadores que deseen conocer más sobre la Oficina de Dirección de Proyectos, PMO, pueden solicitar información al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

(FIN/JRD) 

18 de septiembre del 2023