Toda la correspondencia de la Universidad llega al correo de ventanilla, desde tutelas, solicitudes, quejas, reclamos y felicitaciones, hasta documentos administrativos y legales. Foto: cortesía Sección Gestión Documental.

Esta dependencia que tramita, conserva y custodia todos los documentos de la Sede invita a la continuidad frente al uso de documentos y firmas electrónicas.

Antes de la emergencia sanitaria, la Sección de Gestión Documental estaba incentivando entre la comunidad universitaria el manejo de documentos electrónicos, con el aplicativo de ventanilla en la Sede Medellín, que recibía toda la correspondencia de la Institución, reduciendo significativamente el uso del papel.

“Cuando llegó la cuarentena y tuvimos que aislarnos, la UNAL Medellín estaba preparada pues ya habíamos iniciado en enero el piloto del aplicativo, que se divulgó en toda la Sede, reforzado con la Circular Conjunta No. 10 de la Secretaría General, que decía que a la luz de la pandemia no deberíamos imprimir ni manejar papel, que todo se iba a manejar virtualmente a través del correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., donde se distribuye a las dependencias que deban responder“, explica Alba Ruth Marín Gómez, jefa de esta Sección.

Muchas instituciones cuentan con un aplicativo de gestión de documentos electrónicos, para el caso de la UNAL Medellín se desarrolló uno propio que responde ante las necesidades particulares de la Sede, acompañando el modelo de documentos electrónicos de archivos.

También, con la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental se sigue trabajando en el nuevo modelo de documentos electrónicos de archivo, que debe llegar a interactuar a todas las sedes electrónicamente con documentos, subiendo las tablas de retención a la nube, ahorrando papel en estas labores. “Esto encaminado a llegar al gran software de gestión documental electrónico que es el proyecto madre que se está trabajando desde la Dirección Nacional de Tecnologías para estar integrados a este gran programa y que se espera esté listo en el 2025”, explica Marín Gómez.

Otro avance corresponde a la cultura del trámite a través del correo institucional, herramienta dada para la gestión académica y administrativa de los miembros de la comunidad universitaria:

“Es muy importante que sepan que el correo institucional es completamente válido para todos los trámites, hay que entenderlo como una firma electrónica, pues cuando envío algo desde allí, estoy dando validez a mi identidad universitaria, y desde la Sección de Aplicaciones se podrá validar que salió de su dirección IP, y que tiene estampa cronológica, datos válidos para el Archivo General de la Nación como firma electrónica”, cuenta Marín Gómez.

Otras funciones para auxiliares administrativos

Los auxiliares administrativos que realizaban mayormente labores de mensajería en los campus, han estado aportando en temas archivísticos como foliación, digitalización y apoyo de otros procesos que tenían retraso y que han logrado avanzar de manera eficiente.

“Ha sido muy bonito mostrar la resiliencia del personal con labores de mensajería porque han aportado muchísimo a esta nueva etapa de cero papel. Hasta la fecha ya foliamos todas las resoluciones del año 1997 al 2016, y ahora vamos en buen camino con las actas. Además, hemos logrado que todas las oficinas que producen estos actos administrativos, puedan producir un consecutivo electrónico, lo que evita que se pierda alguno y se cumple con las exigencias normativas”, comenta Alba Ruth Marín.

Toda la información generada durante el 2020 y el 2021 fue virtual, por lo que la Sede empezó a confiar más en los sistemas digitales y en los procesos electrónicos, respaldado en el Índice de Documentos Electrónicos, vital para llevar un registro de esta información.

Nuevos retos para el 2022

Gestión Documental espera vincularse a nuevos procesos dentro de la Sede, que consoliden su accionar durante el año y que fomenten una verdadera transformación de la cultura archivística en la UNAL Medellín.
Entre los proyectos y acciones que tienen previstas para este año se encuentran:

• Incursionar en la gestión documental automatizada para la Universidad, con tablas de retención digitales y documentos nativos electrónicos (que nace en este formato y se conversa y custodia de esta manera).

• Inicio de la construcción del nuevo edificio de archivo que estará ubicado en el bloque 42A, con tres pisos aptos para la custodia y conservación de documentos patrimoniales, además de áreas con condiciones especiales para formatos diversos como fotografías, audios y videos.

• Ser la Universidad modelo en la gestión documental de archivos tanto electrónicos como análogos.

• Agilizar la comunicación de la dependencia, apostándole a la presencia digital, con una nueva cultura del documento y una resiliencia de su personal.

• Aportar activamente al Nodo Patrimonio de la Red Cultural UNAL, mostrando historias que se encuentran en sus archivos a través de la descripción documental que realizan las historiadoras de la Sección.

“Esperamos además que los estudiantes se unan a nuestras iniciativas de cero papel, invitarlos a conocer los archivos de la Sede y que puedan vincular sus investigaciones a los acervos documentales. También es ideal que confíen en el correo institucional para darles agilidad a sus trámites, y sean conscientes de toda esta revolución archivística”, concluye Alba Ruth Marín Gómez.

(FIN/DQH)

22 de marzo de 2022