“El objetivo de estas evaluaciones internas es verificar el cumplimiento de los requisitos de las normas y así acercarnos mucho más a los líderes y a los equipos de trabajo con estas herramientas que es la evaluación” Paula Londoño. Foto: cortesía equipo de Calidad.

Las auditorías internas promovidas desde la Vicerrectoría general y la coordinación del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental -SIGA-, tienen ahora una nueva metodología en la que se hará una evaluación en pro de encontrar mejoras en los procesos internos de la Universidad frente a la norma ISO 9001.

“La idea es tener un diálogo, aprovechar el espacio para hacer una sensibilización frente a esta norma que es con la que nosotros estamos certificados y que los líderes de los procesos se apropien de ella y de todas las herramientas que tiene disponible el sistema de gestión para mejorar el cumplimiento del objetivo de los procesos que vamos a auditar”, comenta Paula Andrea Londoño Ramírez, asistente administrativa de la Unidad de Proyectos Estratégicos y líder del equipo de calidad.

Los ciclos de auditorías internas duran tres años, tiempo en el que se tienen que revisar todos los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad. Éstos son combinados, lo que significa que cada sede cuenta con equipos auditores que evaluarán diferentes aspectos de toda la Universidad.

El equipo auditor de la Sede Medellín evaluará la gestión de la extensión propia, en el nivel nacional y en las sedes Orinoquía y Amazonía; además es responsable de auditar el proceso de Bienestar Universitario en las sedes Manizales, Palmira y Tumaco. También tiene a su cargo el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el Sistema de Gestión Ambiental.

Otro proceso de certificación de calidad que realiza la UNAL son las auditorías externas, aquellas que se hacen por parte de un ente que no pertenece a la Institución y su finalidad es renovar y entregar certificados de calidad, es por esto que las evaluaciones a la gestión interna son una preparación a la visita de estas entidades.

“Al 30 de octubre tenemos que tener finalizada toda la auditoría interna con los informes aprobados por el líder de cada proceso, ahí se cierra el ciclo. La idea es que las dependencias no se tengan que preparar para esto, pues lo ideal es que muestren la gestión que han venido desempeñando porque el sistema de gestión no tiene nada adicional a lo que hacen los procesos en su quehacer diario, es verificar que tengan al día la medición de los indicadores, que las mejoras implementadas estén documentadas, que se tenga la documentación al día y, si aplica, que esté disponible el requisito de encuestas de satisfacción con su medición y su análisis”, agrega Londoño Ramírez.

Para esta importante labor, los asesores de calidad son quienes acompañan a los líderes de los procesos en la implementación de la norma, buscando identificar progresos.

“Quiero resaltar la labor tan importante que hacen los auditores internos, porque esto es una labor que ellos han asumido de manera voluntaria, todos los que nos están acompañando es porque les gusta el rol que han asumido y aceptan nuestra invitación. Esto requiere una preparación de más o menos dos o tres semanas antes de la auditoría pues nos estamos reuniendo para conocer el proceso que se va evaluar de manera documental, y así tener claridad sobre las funciones de las dependencias”, concluye Paula Londoño Ramírez.

Aprender de las buenas prácticas de los procesos para el desarrollo y cumplimiento de las necesidades y expectativas de sus usuarios, es una de las principales motivaciones de Dora María Jaramillo Marín, asesora de calidad, para quien es vital “apoyar no solo a los procesos sino también a la Universidad Nacional de Colombia en la búsqueda continua de mejoras y fortalezas en el cumplimiento normativo de la ISO 9001:2015”.

Este proceso invita a los funcionarios a realizar autoevaluaciones que les permitan identificar constantemente cómo autogestionar y mejorar los procesos, de modo que se convierta en una labor más que vaya de la mano con el quehacer diario.

(FIN/DQH)

29 de agosto de 2022