“Lo que ha conllevado al éxito de la estrategia son los empleados, ellos fueron los que tuvieron que adaptarse al cambio y ahora defienden el proceso”, afirma Johan Zuluaga Franco. Foto: Unimedios.

Esta dependencia, adscrita a la Vicerrectoría de Sede, ha migrado hacía lo digital la mayoría de sus procesos, lo que ha dado como resultado un uso más eficiente y coherente del papel, ahorrándole anualmente cifras significativas a la Sede y aportando directamente al medio ambiente.

En su misión de velar por la sostenibilidad financiera y administrativa de la Universidad mediante la gestión de los recursos financieros, las adquisiciones de bienes y servicios y el apoyo logístico necesario para el normal desarrollo de las actividades, esta Dirección afrontó un proceso de cambio, adaptación y socialización de nuevas metodologías archivísticas, ahora basadas en los documentos electrónicos.

“Antes de la pandemia éramos de las dependencias que más flujo de papel generaba, pues tenemos a cargo todo el tema financiero y ahí está la contratación, tesorería y la contabilidad que producen muchos documentos, es un proceso en cadena que antes conllevaba que los expedientes fueran voluminosos, además contábamos con 13 impresoras y 70 empleados, casi que una impresora cada cinco personas, sin embargo, con la llegada de la pandemia nuestros contextos y formas de trabajo cambiaron, y para bien, inicialmente se intentó el envío de los documentos que se generaban a cada casa de los empleados que participan en los procesos, pero no fue viable ni práctica esta modalidad, entonces con el equipo de trabajo se definieron estrategias que, con el acompañamiento de Gestión Documental, sirvieran para trasladar los trámites al ámbito digital”, explica Johan Zuluaga Franco, director de la Dirección de Servicios Compartidos.

Bajo los nuevos modelos de trabajo, y siguiendo algunos procesos existentes sobre reutilización y optimización del papel, la Dirección de Servicios Compartidos, con la buena disposición de todos sus empleados, elaboraron un instructivo guía para el manejo correcto de los documentos electrónicos.

“Construimos una guía para guardar todos los expedientes contractuales que son de nuestra custodia y todos sus documentos, según lo indica la tabla de retención documental, con la propuesta siempre de alinearnos con la Sección de Gestión Documental, conservando esta dinámica incluso después del retorno a las actividades presenciales”, asegura Sandra Milena Ribón Quiroz, líder de Adquisiciones y Proyectos de la Dirección.

Cifras que respaldan: del papel a la pantalla

Con los cambios implementados desde esta dependencia, se logró que las dependencias adscritas al nivel central pasaran de consumir anualmente seis mil resmas de papel (casi 3 millones de hojas) a 120, lo que significa una reducción casi del 98%.

Estos datos no serían posibles sin el trabajo constante de la Sección de Gestión Documental, que desde el año 2016 viene implementando estrategias en toda la Sede en pro de la reducción del uso del papel.

“Del 2016 al 2017 logramos unos ahorros significativos del 38%, reflejados en papel, tinta y ahorro del espacio y energía, sin contar el beneficio económico pues en ese momento a la Universidad le costaba alrededor de 500 millones anualmente. También al momento de la llegada de la pandemia ya habíamos reducido en un 60% el manejo de las comunicaciones internas en papel, implementado la firma electrónica en conjunto con la Oficina de Inventarios”, comenta Alba Ruth Marín Gómez, jefe de la Sección de Gestión Documental.

En la búsqueda de una mejor dinámica de ahorro en la Sede, la Dirección de Servicios Compartidos en conjunto con el equipo de Mantenimiento y soporte técnico de la Sección de Aplicaciones, harán una redistribución de diez de las impresoras que posee la dependencia, y así disponerlas en otras oficinas que necesiten cambio o mantenimiento de estos equipos.

“Con el tema de costos hay algo asociado que es muy beneficioso, pues después de la pandemia los insumos para la producción del papel tienen un incremento este año superior al 60%, lo que ha llevado a que tengamos que revisar los precios trimestrales con los proveedores, entonces si usamos menos papel se puedan usar esos recursos en otras necesidades de la Institución”, explica Zuluaga Franco.

Por su parte la Unidad de Gestión Administrativa y de Servicios, adscrita a esta Dirección también ha hecho su aporte al tema, pues “hemos realizado un acompañamiento a nuestros usuarios donde se les indica que no se puede hacer de forma física sino que en la plataforma existe un flujo que permite hacerlo de forma virtual, y se les lleva una tablet para que puedan firmar digitalmente, de igual manera la validez de la misma se avala con el inicio de sesión en la plataforma, esto ahorra mucho tiempo de recorrer la Universidad buscando las firmas de las personas encargadas para poder entregar el bien, de la misma manera se hace con la devolución del mismo”, comenta Eduin Velásquez Londoño, jefe de la Unidad.

Un esfuerzo de equipo

Esta Dirección es un ejemplo de alto impacto frente al consumo y las nuevas herramientas tecnológicas en la operación, gracias a las estrategias de gestión documental, pero sobre todo por la buena disposición y apropiación del equipo de trabajo.

“Yo quisiera resaltar el trabajo de este equipo. Fue muy bonito porque ellos mismos lo propusieron, nos llamaron y nos contaron sus metas e ideales frente a la reducción de papel, con la preocupación de hacerlo correctamente, no saltándose la línea de gestión documental, las tablas de retención y la organización de los archivos y así evitarse compromisos jurídicos. Realmente es un trabajo muy exitoso y colaborativo, y que sigue en constante crecimiento”, dice Alba Ruth Marín.

Esta dependencia es solo un ejemplo del compromiso que tiene el estamento administrativo de la Sede con el medio ambiente y la reducción de costos, y se espera que desde estas acciones se llegue a motivar a los demás empleados y oficinas para que se sumen a estos procesos.

“Yo les diría a las demás dependencias que se arriesguen, que la relación costo beneficio es mucho más inclinada a lo positivo. A veces cuando queremos resolver todo en un solo momento se hace mucho más complejo, pero si empezamos por ejemplo con ese funcionario que está más adherido a esos cambios de modelos de gestión, podríamos hacer una prueba piloto y que esa persona pueda compartir con el resto del equipo de trabajo los pros y los contras de ese ejercicio, así se logra un cambio paulatino y exitoso”, concluye Johan Zuluaga Franco.

(FIN/DQH)

28 de noviembre de 2022