Conservar el acervo histórico de la Sede para su consulta y divulgación es uno de los objetivos de la sección de Gestión Documental, que ahora cuenta con tres contenedores dedicados a custodiar documentos contables que se han producido en la Institución durante su vida administrativa y que cuentan con 15 años o más de antigüedad. Esta idea surgió desde la Vicerrectoría y se consolidó gracias a la articulación de conocimientos y voluntades de varias dependencias.

“Teníamos varias ideas para almacenar estos documentos, como la de contratar a un tercero para su custodia, pero nos dimos cuenta que esta opción de contenedores resultaba económica y nos brindaba facilidades en cuanto a costo y beneficio”, comentó Alba Ruth Marín Gómez, jefe de la Sección Documental de la Sede.

Estos contenedores cuentan con archivos rodantes, aislamiento térmico, luces led, control de temperatura a través de termo hidrómetros y aire acondicionado automático. Allí se albergarán 2500 cajas con documentos contables que por tabla de retención tienen un tiempo de eliminación de 18 años. Una vez cumplidos estos plazos los documentos pasan a ser parte del material reciclable.

Gracias a este nuevo espacio, la Sede liberó lugares en los que ahora funciona la División de Logística de la Institución en el bloque 41. De igual forma, la Dirección Administrativa transfirió su archivo hacia este lugar para aprovechar el área que utilizaba el registro histórico de esta dependencia.

Continúan las campañas

Además, la Sección de Gestión Documental de la Sede, continúa con sus campañas de Cero Papel y las Jornadas de Autocuidado U.N.

“En la campaña de Cero Papel ya vemos muy buenos resultados, pues los estudiantes y docentes se han sumado y tratan de minimizar su uso al igual que algunas oficinas y dependencias que ya lo interiorizaron como es el caso de la Oficina Jurídica, la de Ordenamiento y Desarrollo Físico, entre otras”, agregó Marín Gómez.

Algunas cifras que se destacan de esta estrategia tienen que ver con la compra de tintas y el uso de papel. En cuanto a la adquisición de tintas, entre el 2015, año en que inició la campaña, y 2016 hubo una reducción del 38%. Mientras que para el periodo 2016-2017 la disminución fue de un 12%. El uso de papel se redujo en un 37% entre 2015 y 2017.

Imprimir a doble cara, escanear documentos y utilizar el correo electrónico, son algunas de las recomendaciones para que la comunidad siga sumando esfuerzos en el ahorro de recursos y el cuidado del medio ambiente.

Por su parte las Jornadas de Autocuidado U.N. se mantienen y se espera impactar a más oficinas y bloques con esta apuesta. En el 2017 se realizaron ocho actividades y se recolectaron 476,14 kilos de material reciclable, 126 muebles y equipos obsoletos y 70 kilos de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos –RAEE-.

20 de marzo de 2018