Con la reestructuración se espera ofrecer servicios más eficientes a los usuarios. Foto: Unimedios.

El nuevo modelo integra áreas que antes trabajaban de manera aislada. El propósito es fortalecer y agilizar los procesos para apoyar las actividades misionales.

Una nueva estructura administrativa se comenzó a pensar para la Sede en 2019, luego de que funcionara cerca de 10 años bajo un mismo modelo que, como se evidenció, era ineficiente. Se hizo entonces un diagnóstico aplicado a la Dirección Financiera y Administrativa con miras a crear un centro de servicios compartidos.

Paula Andrea Londoño Ramírez, funcionaria de la Sección de Proyectos Estratégicos de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, cuenta que en el momento en el que se empezó a construir el Plan Global de Desarrollo de la rectora de la UNAL, Dolly Montoya Castaño, y el Plan de Acción de Sede, liderado por el vicerrector Juan Camilo Restrepo Gutiérrez, se acordó crear en la Sede una estructura que respondiera a una Oficina de Gestión de Proyectos.

En ese sentido, la Dirección Administrativa y Financiera pasa a ser la Unidad de Servicios Compartidos, la cual recoge las secciones de Presupuesto, Contabilidad, Cartera y Tesorería. Está, además, la Unidad de Gestión de Bienes, en la que se incluyen áreas de contratación, inventario, cartera, tesorería y almacén.

La Oficina de Planeación y Estadística es ahora la de Planeación y Desarrollo Institucional. Junto con las Secciones de Calidad, Infraestructura, Planeación Territorial e Institucional ahora conforman la Unidad de Proyectos Estratégicos.

La que más condensa la simplificación de procesos y de trámites en la gestión es lo que era anteriormente la Dirección de Ordenamiento y Desarrollo Físico, ahora Dirección de Sostenibilidad y Gestión logística, que abarca áreas de aseo, transporte, mantenimiento y logística.

“Si hablamos de mejoramiento de la estructura y de innovación también tenemos que hacerlo sobre cómo se va a medir la eficiencia. Inicialmente podemos decir que de 77 personas que estaban haciendo diferentes trámites en la Dirección Financiera o Administrativa, ahora tenemos grupos especializados, lo que se va a ver reflejado en menos devoluciones o reprocesos. Queremos que nuestros usuarios nos vean como apoyo a lo misional para agilizar trámites”, afirma Londoño Ramírez.

Otro aspecto que va a mejorar la gestión y comunicación, según Londoño Ramírez, es la cercanía que habrá incluso en cuanto a espacio físico, dado que la Unidad de Servicios Compartidos ocupará el Bloque 42, donde se atenderán requerimientos de usuarios, y en el Bloque 41 se centralizará el trabajo de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional con sus respectivos equipos de trabajo. En el 42A estará la Dirección de Sostenibilidad y Gestión Logística.

Transformación organizacional

Antes de la transformación, según el profesor Juan Manuel Vélez, director de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional de la UNAL Medellín, “en realidad nada tenía una debida planeación, más bien los proyectos se realizaban por voluntad de la administración de turno; no había un portafolio de lo que era realmente prioritario o viable, todo se hacía al momento”.

Otro ejemplo de ineficiencia que refiere se diagnosticó en la gestión de proyectos de infraestructura. La planeación y gestión de recursos la realizaba la Sección de Planeación Territorial de la entonces Oficina de Planeación y Estadística, mientras que la ejecución de las obras estaba a cargo de la Dirección de Ordenamiento y Desarrollo Físico, lo cual según el profesor Vélez dificultaba, específicamente la disponibilidad de la información sobre el avance.

En la nueva estructura la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional asume los proyectos de infraestructura desde su concepción hasta la ejecución. Por otro lado, la Dirección de Sostenibilidad y Gestión Logística es responsable de velar por el mantenimiento, el cuidado del medioambiente y los procesos logísticos, entre otros.

La reestructuración ya está en implementación. Desde el 29 de abril de 2021 y a través de una resolución se otorgó la viabilidad. Lo que está en proceso en este momento, de acuerdo con Vélez, es la adecuación de los perfiles de los cargos.

Foco en los proyectos

La Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional de la Sede adelanta un diálogo sobre el Plan Campus, que fue establecido en 2006, y cuya nueva versión se presentó en 2020 al Departamento Administrativo de Planeación de Medellín. El documento final será el que indique cuáles son los proyectos prioritarios en la Sede, por lo que también se está realizando un portafolio que sirva de guía para conocer lo que se necesita en ámbitos como el académico, tecnológico, de movilidad, entre otros.

Según el profesor Vélez, la idea es que cuando se inicie el nuevo Plan de Acción 2022-2024, se cuente con un portafolio de proyectos de infraestructura que permita realizar ejercicios de priorización a partir del cual se emprenda la gestión de recursos. Asimismo, se ha iniciado una estrategia de gestión de recursos del Sistema General de Regalías (SGR), por ejemplo, para el apoyo de tecnología o financiamiento de proyectos de investigación, campo acerca del cual destaca que “es muy importante que ya tengamos una metodología y las capacidades”.

Para él hay retos, pero el proceso también ha dejado una satisfacción: “Estamos en la lógica de poner a las personas en contexto de esta nueva estrategia basada en proyectos que nos ha dado buenos resultados. El mayor logro es que dejamos de ser tres grupos de trabajo independientes para ser un colectivo con alta capacidad de trabajo en equipo y mucha colaboración. Hemos desarrollado un espíritu que supera las funciones”.

(FIN/KGG)

9 de agosto de 2021