El modelo gerencial implementado permite mayor celeridad y cohesión en los procesos. Foto: Unimedios.

La dependencia, antes conocida como Dirección Financiera y Administrativa, está incluida en un cambio de estructura administrativa de la UNAL Medellín y acogió recientemente un modelo gerencial conocido como Centros de Servicios Compartidos, empleado por organizaciones grandes con dispersión operativa en diferentes unidades a fin de cohesionar los procesos y contrarrestar altos costos y bajos niveles de satisfacción en los servicios que prestan a sus usuarios.

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En el 2019 se desarrolló un diagnóstico del estado del macroproceso financiero y administrativo de la Sede, y se plasmó en un documento “lo que ya sabíamos: éramos muchas personas haciendo las mismas tareas con unos niveles de satisfacción en algunos casos muy bajos, y en otros con deficiencias en relación a la cantidad de trámites, muy disímiles en las áreas que ejecutaban esas tareas”, afirma Johan Zuluaga Franco, director de Servicios Compartidos de la UNAL Medellín.

La propuesta de reestructuración, asociada a programas de transformación organizacional definidos en el Plan Global de Desarrollo de la UNAL, se planteó para mejorar la satisfacción de los usuarios (docentes, administrativos, estudiantes y proveedores) y los niveles de eficiencia y de eficacia asociados a los ejes misionales de la Sede. En el proyecto de modificación participaron los equipos de trabajo de la Sección de Calidad, las Unidades de Gestión Administrativa de las facultades y la Dirección Financiera y Administrativa, como era denominada anteriormente la dependencia.

Se componía de tres divisiones: Financiera, Contratación y Gestión de Bienes, y logística. En la primera se incluían las secciones de Presupuesto, Contabilidad, Cartera y Tesorería. La segunda, las de Compras, Contratación, Importaciones, Inventario y Almacén. La última, tenía a su cargo los grupos de Transporte, Vigilancia y Aseo.

Con la transformación se dirimieron las divisiones Financiera y la de Contratación y Gestión de Bienes. La División Logística pasó a ser de la ahora llamada Dirección de Sostenibilidad y Gestión Logística, antes Dirección de Ordenamiento y Desarrollo Físico. Así, tras la renovación, la dependencia en cuestión quedó organizada en dos unidades de gestión: Financiera, Administrativa y de Servicios.

Lo que ha facilitado la implementación del nuevo modelo gerencial, según Zuluaga Franco, es una mayor eficiencia tanto en recursos humanos como en prestación de servicios. Por ejemplo, cuenta que antes solamente la función de emitir facturas era realizada por 40 personas que se dedicaban a varias actividades como radicación y envío a Tesorería, gestión del cobro, identificación del dinero en el banco, consolidación de información y recopilación de expedientes. Todo el trámite tomaba más de 60 días desde que un deudor le paga a la Sede.

Ahora el tiempo para la ejecución de esas tareas se redujo a menos de 20 días, se logró pasar de 40 funcionarios a siete encargados de las labores antes mencionadas y de seis personas que daban el visto bueno de la emisión de facturas por parte de la UNAL Medellín a una. Sin embargo, el directivo aclara que esto no se tradujo en suprimir funcionarios sino en redistribuirlos en las distintas actividades que ahora están integradas.

Actualmente la Dirección de Servicios Compartidos trabaja en una segunda fase del proceso que es tener alcance en las facultades de la Sede, “en los componentes contractual y presupuestal que todavía están dispersos y así transferir los beneficios de manera transversal”, añade Zuluaga Franco. Además, se comenzará a trabajar con la UNAL Bogotá para replicar allí el esquema, teniendo en cuenta los resultados favorables en las mediciones que se han realizado acerca de las promesas de servicio, como el tiempo que toma un trámite y la calidad del mismo. “El proceso de Contratación ha tenido resultados muy positivos porque superan el nivel de bueno y excelente en más del 80%”, indica.

En conclusión, expone que con la reforma se ha fortalecido la pluralidad en el ejercicio de las labores, y específicamente en el caso de contratación, ha permitido un ahorro de 15% en los valores inicialmente estimados. El cambio, a grandes rasgos, ha sido positivo y según el funcionario, su surgimiento no es de los dos últimos años, sino que ha sido un proceso de largo plazo que ha tenido fases acordes con los propósitos de la actual Vicerrectoría y a la labor de anteriores directores financieros y administrativos que tuvo la Sede.

(FIN/KGG)

17 de agosto de 2021