En la UNAL Medellín se instauró la ventanilla única virtual a través del correo electrónico con un sistema de flujo diseñado por la OTIC que ayudó a custodiar la información importante para la Universidad. Foto: cortesía Sección de Gestión Documental.

El trienio 2019-2021 fue muy importante para el paso del documento físico al electrónico en la Sede, lo que aceleró una transformación en el manejo de los archivos, clave en cómo se contará la historia de la UNAL Medellín a futuro.

La dependencia encargada de este cambio es la Sección de Gestión Documental, cuya labor principal es la de organizar, preservar, recuperar y divulgar el patrimonio archivístico de forma armónica y homogénea, de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad.

“La transformación documental se incrementó con la pandemia, pero la Sede ya venía dando pasos en esto desde el 2016 cuando se inició la sensibilización del uso de cero papel, generando todo un cambio cultural en este aspecto. La contingencia también llevó a la creación de un protocolo para la conservación de documentos electrónicos, gestado por la Dirección Nacional de Tecnologías y la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental”, explica Alba Ruth Marín Gómez, jefe de la Sección.

La Sede también fue pionera en usar la firma electrónica para los contratos, lo que ayudó al movimiento transitorio de bienes y flujos de trabajo. Este proceso se realizó de forma mancomunada con la OTIC Medellín y la Oficina de Bienes y Servicios.

La digitalización abrió la puerta a consolidar un modelo de documentos electrónicos en la Universidad, que se espera tener completamente instaurado en todas las sedes para el año 2025, “ya tenemos los instrumentos archivísticos que necesitamos para dar este paso. Con este se espera dejar por completo el uso del papel, sin descuidar la función archivística y de gestión, valiosa para la Institución”, comenta Marín Gómez.

Actualmente en la Sede Medellín se trabaja con el repositorio digital creado desde la OTIC, que consiste en una carpeta compartida, que permitió el trabajo remoto con toda la información que estaba en las oficinas, y que se espera pueda conservarse para finalmente alimentar un software de gestión documental que será usado en toda la UNAL.

Plan de Mejoramiento Archivístico 2019-2021

Este Plan responde a las normativas impuestas por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Cultura y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, entidades que regulan los procesos documentales de las instituciones públicas del país.

El mejoramiento busca que el cambio de lo físico a lo electrónico sea correcto, y para cumplirlo, la Universidad deberá tener una alta organización de los documentos, además de consolidar los instrumentos archivísticos como son el Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Archivo.

“Lo que nos falta para cumplir con el Plan de Mejoramiento es la actualización de las tablas de retención documental y la organización de los archivos de gestión de las oficinas, teniendo en cuenta la custodia de documentos importantes y la eliminación de los que no lo son, por lo que estamos haciendo un acompañamiento directo para que puedan realizar este inventario de manera exitosa”, comenta Alba Ruth Marín Gómez.

Una vez realizadas las acciones de mejora, esta información será enviada y validada por el nivel nacional, que son los encargados a su vez de reportar los avances ante el Archivo General de la Nación, “esta obligación es importante a la hora de determinar el avance de las instituciones públicas”.

Acciones a futuro: ¡conservar para avanzar!

Para el próximo trienio la Sección de Gestión Documental tiene un reto importante en temas de divulgación, “en la Sede hay documentos que son patrimoniales, que no se conocen y serían muy útiles para la investigación, la academia y la cultura, por lo que estamos adelantando un proyecto para compartir estos archivos con la comunidad universitaria, pero antes necesitamos hacer un proceso de descripción documental para saber a ciencia cierta qué tenemos y cómo lo vamos a difundir”, explica Marín Gómez.

También se espera continuar con el proceso de protección de los archivos en formato especial, (material audiovisual en diferentes soportes como discos de vinilo, VHS, entre otros), que hace parte del Banco de Proyectos de la Universidad Nacional (BPUN) y se realiza de manera conjunta con la Sede Manizales.

Con el regreso a la presencialidad, la Sección continuará sus esfuerzos en pro de cumplir el Plan de Mejoramiento actual, que tiene vigencia hasta el 31 de diciembre. Se espera también que próximamente esta dependencia cuente con un nuevo edificio que tenga las condiciones físico ambientales necesarias para sus labores, el cual está contemplado en el Plan Campus, que busca la reorganización y aprovechamiento de las vocaciones de los espacios de la Sede.

“Me encantaría seguir sembrando la idea de que aunque los documentos sean físicos o electrónicos hay que preservarlos, ya que son el alma de las instituciones. Estos procesos aportarán muchísimo a la organización administrativa de la Universidad”, concluye Alba Ruth Marín Gómez.

(FIN/DQH)

6 de septiembre de 2021